事前ヒアリングシート

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業務整理・自動化 ヒアリングシート

いただいた「業務整理・自動化したい業務」の資料を拝見しました。具体的な仕組みの設計と概算のお見積りを出すために、現状をいくつか教えてください。

所要時間の目安15〜20分
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作成株式会社Entime
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はじめに ── 資料を拝見しての所感

なぜこれらを確認させていただくのか

10項目の課題は、3つの原因に集約されます

いただいた資料には10項目の業務が挙げられていましたが、拝見したところ、これらは別々の課題ではなく、次の3つの原因から派生している症状だと考えています。逆に言えば、この3つを押さえれば、10項目のほとんどは連鎖的に解決します。

1
会員の「正データ」が1か所にない
入会登録・所属クラス・年会費対象者・退会処理・未払い確認が、すべてここから派生しています。
2
お金の回収が手作業(振込確認)
振込確認・未払い連絡・請求停止・年会費請求は、銀行振込という方式そのものが生んでいる作業です。
3
連絡が「その都度、人が送る」
練習連絡・注文フォーム送信・振替案内・問い合わせ対応が、担当者の手作業に依存しています。
特に②が重要です。継続課金(カード決済・口座振替)に移行すると、資料に挙がっている業務の6〜7割は「自動化する」のではなく、そもそも発生しなくなります。ここをどう設計するかで、費用対効果が大きく変わります。

そのうえで、フランチャイズ展開時のロイヤリティ計算・振込管理(資料の項目9)は、①〜③が整った後に載せる階層です。順番を逆にすると必ず作り直しになるため、あわせて現状を確認させてください。

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A. まず教えていただきたい5つ

ここが埋まると、仕組みの設計と概算のお見積りが出せます

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B. 設計を詰めるための確認

わかる範囲で結構です。空欄でも先に進められます

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C. お手元にあればお送りいただきたいもの

現物を拝見できると、上の質問の半分は不要になります

すべて埋める必要はありません。わからない項目・まだ決めていない項目は空欄のままで構いません。「まだ決めていない」ということ自体が、こちらで決め方をご提案すべき箇所だとわかる、大事な情報になります。
特にAの5項目だけでも先にいただけると、次回そのまま具体的なご提案に入れます。
自由
その他、伝えておきたいこと・質問など
送信後、担当(寺山)にすぐ通知が届きます。
送信したあとでも、このページから再送信すれば内容を更新できます。

送信しました

ありがとうございます。内容を確認のうえ、ご提案をまとめてご連絡します。